Vertragstriage mit KI: Eingehende Verträge klassifizieren, weiterleiten und Risiko einschätzen
Dieser Vertragstriage-Bot liest einen hochgeladenen Vertrag, bestimmt die Vertragsart, leitet ihn an das richtige Team weiter und schätzt das Risiko ein, direkt aus einem kurzen Erfassungsformular und einem einzigen KI-Schritt, ganz ohne manuelle Sortierung.
Vertragserfassung
Der Bot startet mit einem kurzen Formular. Er fragt die Gegenpartei, das Eingangsdatum und die E-Mail-Adresse der einreichenden Person ab. Direkt danach folgt ein einzelnes Dropdown: Was braucht die Person tatsächlich, eine Freigabe vor der Unterschrift, Hilfe beim Nachverhandeln, nur die Ablage, oder etwas ganz anderes.
Eine Verzweigung für den Sonderfall
Nur eine der vier Optionen braucht mehr Details. Wählt die Person Sonstige rechtliche Prüfung, öffnet sich ein kurzes Freitextfeld, in dem sie ihr Anliegen beschreibt, damit das prüfende Team nicht raten muss. Bei jeder anderen Option geht es direkt weiter zum Upload-Schritt, wo der Vertrag selbst als PDF oder Word-Datei hochgeladen wird.
KI-Vertragsanalyse
Sobald die Datei hochgeladen ist, liest ein eigener KI-Schritt das Dokument zusammen mit Gegenpartei, Datum und dem Anliegen der Person, und liefert in einem Durchgang drei Ergebnisse: die Vertragsart, das zuständige Team, und eine Risikobewertung. Er ist direkt mit dem Datei-Upload-Knoten verknüpft und startet in dem Moment, in dem die Datei ankommt, mit eigener Statusmeldung während der Verarbeitung.
Der System-Prompt dahinter legt alle drei Ergebnisse fest, die Vertragsart, die Weiterleitungsregeln und die Risikoschwellen, in Klartext:
Sie sind eine KI für Legal Operations und Vertrags-Triage. Ihre Aufgabe ist es, den hochgeladenen Vertrag zu analysieren und wichtige Klassifizierungsdaten in strukturiertem JSON zu extrahieren.
Bewerten Sie insbesondere Folgendes:
- “contract_type”: Ermitteln Sie den genauen Vertragstyp (z. B. NDA, SaaS-Vertrag, Dienstleistungsvertrag, Mietvertrag, Arbeitsvertrag oder Sonstiges).
- “assigned_team”: Bestimmen Sie die zuständige Abteilung anhand der Unternehmensrichtlinien:
- NDAs -> “Legal Core”
- SaaS-/Softwareverträge -> “IT Procurement”
- Dienstleistungs-/Beratungsverträge -> “General Procurement”
- Arbeits-/Freiberufler-Verträge -> “HR Department”
- Alle anderen Verträge -> “Legal Core General”
- “risk_level”: Kategorisieren Sie das interne Risiko- bzw. Prioritätsniveau (“Low”, “Medium”, “High”) anhand dieser Richtlinien:
- Wenn die Benutzeranfrage rein auf die Ablage/Archivierung abzielt (“Nur zur Ablage / Archivierung”), sollte das “risk_level” standardmäßig auf “Low” gesetzt werden, sofern keine schwerwiegenden Probleme vorliegen.
- “High”: Enthält unbegrenzte Haftung, anwendbares Recht außerhalb der EU/Deutschlands, Laufzeit > 36 Monate oder strenge Wettbewerbsverbotsklauseln.
- “Medium”: Haftung begrenzt auf einen Betrag zwischen 100.000 EUR und 1.000.000 EUR, Laufzeit zwischen 12 und 36 Monaten oder automatische Verlängerungszeiträume.
- “Low”: Haftung begrenzt auf unter 100.000 EUR, Standard-NDA-Bedingungen oder Laufzeit < 12 Monate.
Formatieren Sie Ihre Ausgabe als einzelnes, gültiges JSON-Objekt mit den folgenden Schlüsseln. Verwenden Sie keine Markdown-Formatierungen (wie z. B. ```json) oder höfliche Floskeln: { “contract_type”: “[Extrahierter Vertragstyp]”, “assigned_team”: “[Name des zugewiesenen Teams]”, “risk_level”: “[Low/Medium/High]” }
Genau hier setzen Sie an, wenn Ihre Organisation eine andere Zuordnungstabelle, andere Risikoschwellen, oder eine zusätzliche Vertragsart braucht, die oben nicht abgedeckt ist.
Risikobasierte Weiterleitung
Die soeben ermittelte Risikostufe löst eine im Bot eingebaute Verzweigung aus. Hohes Risiko hängt einen roten Hinweis an, der der prüfenden Person sagt, dass hier sofortige Aufmerksamkeit durch eine erfahrene Kollegin oder einen erfahrenen Kollegen nötig ist. Alles andere hängt einen grünen Hinweis an, der bestätigt, dass der Vertrag in die normale Bearbeitungsreihenfolge geht. Genau hier würden Sie auch eine dritte Stufe ergänzen, falls Ihr Prozess das einmal braucht.
Zusammenfassung, Bestätigung und Benachrichtigung
Alle drei Ergebnisse laufen zusammen mit den Angaben der anfragenden Person in einem Übersichtspanel zusammen. Von dort reicht ein einziger Klick zur Bestätigung, ein eigener Schritt, getrennt von der Zusammenfassung selbst. Sobald dieser Klick erfolgt, verschickt eine Benachrichtigungs-E-Mail automatisch eine Nachricht an das gerade zugewiesene Team, auch den Inhalt dieser E-Mail können Sie konfigurieren.
Nutzeransicht
Auf der Nutzerseite läuft eine kürzere Version desselben Ablaufs. Die Person trägt Gegenpartei, Datum und die eigene E-Mail-Adresse ein.
Sie wählt ihr Anliegen, und ergänzt bei Sonstige rechtliche Prüfung eine kurze Beschreibung. Dann lädt sie den Vertrag hoch, und während der Bot ihn analysiert, erscheint eine Statusmeldung.
Wenige Sekunden später erscheint das Ergebnis: die von der KI erkannte Vertragsart, das zugewiesene Team, und die Risikostufe, mit einem roten oder grünen Hinweis je nach Ergebnis. Ein Klick zur Bestätigung, und das zugewiesene Team wird automatisch benachrichtigt, ganz ohne manuelles Weiterleiten.
