KI in der Rechtsabteilung: Erst der Prozess, dann das Tool

Ein Jahr nachdem viele Rechtsabteilungen und Kanzleien ihre ersten KI-Werkzeuge eingeführt haben, hat sich die Frage verschoben. Ob man KI nutzt, ist meist entschieden. Offen ist, wo sie in die Arbeit gehört, wer prüft, was sie liefert, und wie aus guten Einzelergebnissen etwas wird, auf das sich ein ganzes Team verlassen kann. Im Oktober 2026 kamen eine Rechtsanwältin, die Rechtsabteilungen der Thüga-Gruppe und österreichische Unternehmensjurist:innen unabhängig voneinander zur selben Antwort: Zuerst wird der Prozess beschrieben, dann wird für jeden Schritt entschieden, ob feste Logik, KI oder ein Mensch übernimmt, und erst danach wird ein Tool ausgewählt.

Uns interessiert, welche Rückschlüsse sich aus diesen Erfahrungsberichten für die Praxis ziehen lassen. Wir ordnen die drei Erfahrungsberichte ein und zeigen an Projekten der Schlichtungsstelle SRUV, der Kanzlei KUCERA Rechtsanwälte und von ASD. DIGITAL SOLUTIONS, wie Legal Automation im Alltag mit KI nicht nur schnellere, sondern auch verlässliche Ergebnisse liefert. Den Abschluss bildet ein Selbstcheck, mit dem Sie herausfinden, welcher Prozess sich als erster für die Automatisierung eignet.

Von „ob“ zu „wie“: Warum die Reihenfolge jetzt entscheidet

Lange lief die Debatte über KI im Rechtsmarkt auf eine Grundsatzfrage hinaus: Darf man das, will man das, lohnt es sich? In den Organisationen, die sich jetzt öffentlich geäußert haben, ist das beantwortet. KI wird zum Recherchieren, Zusammenfassen und Entwerfen genutzt, bei Standardverträgen teils schon produktiv. Damit ändert sich, was ein sinnvoller erster Schritt ist, denn jetzt geht es darum, dass KI wirklich entlastet, ohne dass die juristische Verantwortung verschwimmt.

Wer mit dem Tool anfängt, sucht danach Aufgaben, die zum Tool passen. Wer mit dem Prozess anfängt, weiß schon, welche Schritte Zeit fressen, wo Fehler passieren und wo ein Mensch entscheiden muss, und kann bei der Auswahl gezielt fragen, ob ein Werkzeug genau diese Stellen abdeckt. Das Problem: Viele Prozesse in Kanzleien und Rechtsabteilungen sind nirgends aufgeschrieben.

Ein Beispiel aus unserer Praxis zeigt, wie das konkret aussieht. Bei KUCERA Rechtsanwälte, einer mittelständischen Kanzlei für Immobilienwirtschaftsrecht, prüfte das Sekretariat jahrelang jeden Morgen ein Fristenbuch aus Papier, und einmal pro Woche wurden dem ganzen Team die anstehenden Fristen vorgelesen. Das funktionierte, solange genug Leute da waren. Als Assistenzstellen schwerer zu besetzen waren, wurde aus dem Ritual ein Risiko. Der Prozess existierte, aber nur als Gewohnheit, und Gewohnheiten lassen sich weder übergeben noch automatisieren.

Drei Stimmen, eingeordnet

Kontrolle braucht einen festen Platz im Prozess

Im Interview mit dem Anwaltspraxis Magazin beschreibt Hildegard Scholz, wie Anwältinnen und Anwälte KI heute nutzen. Am häufigsten geht es um schnelle Recherche. Überrascht hat sie, dass viele KI als „kollegiale Zweitmeinung“ einsetzen, „nicht zur Entlastung, sondern zur Absicherung“. Die Grenze liegt für sie dort, „wo Ergebnisse direkt und ungeprüft verwendet werden“. Ihr Rat an Kanzleien: „Beginnen Sie nicht mit dem System, sondern mit dem Prozess.“

Was das bedeutet: Solange eine Anwältin KI nebenbei im Chatfenster als Zweitmeinung nutzt, hängt die Kontrolle an ihrer persönlichen Disziplin. Sie prüft, wenn sie Zeit hat, und auf ihre Art. Wird die Prüfung zu einem festen Schritt im Prozess, gilt sie für alle, die den Prozess nutzen, und es ist klar, wer danach entscheidet. Scholz’ Unterscheidung lässt sich deshalb gut als Arbeitsteilung lesen: Entlastung dort, wo Regeln greifen, Absicherung dort, wo Urteilsvermögen gefragt ist.

Wie das in der Praxis aussieht: KUCERA hat seine Bots genau nach dieser Logik gebaut, als „digitale Assistenten“, die kleinere, zeitaufwändige Schritte übernehmen und die finale Prüfung den Anwält:innen überlassen. Handelsregisterabfragen laufen automatisiert, Dokumentenanalysen liefern sofort eine Zusammenfassung, die notarielle Mandatsaufnahme führt Mandant:innen durch eine strukturierte Eingabe, und Standardverträge wie Mietverträge entstehen per Bot. Die Kanzlei spart damit über 20 Prozent Zeit und hat mehr als 1.000 Dokumente erstellt. Rechtsanwalt und Legal Engineer Matthias Fridriszik beschreibt den Effekt so, dass er sich auf die Fälle konzentrieren kann, bei denen es wirklich auf juristisches Urteilsvermögen ankommt.

Kontext muss aufgeschrieben sein, damit er für alle gilt

Die Thüga-Gruppe hat im Erfahrungsbericht vom 13. Oktober beschrieben, wie ihre Rechtsabteilung und Kolleg:innen aus Partnerunternehmen ein Jahr lang KI-Arbeitsumgebungen erprobt haben. Die ersten Unternehmen nutzen sie inzwischen produktiv. „Das einjährige Erproben hat sich gelohnt“, sagt Dr. Winfried Rasbach, Leiter des Thüga-Bereichs Recht. Lars Fischer, Leiter Recht bei badenova: „Gerade bei Standardverträgen entlastet uns das enorm.“ Oliver Giesbert von der Stabsstelle Recht und Compliance Management bei Mainova nennt KI einen „Sparringspartner“, sieht aber eine klare Grenze: KI versteht nicht, wie das eigene Unternehmen funktioniert, was der Vorstand will und wie viel Risiko das Unternehmen eingehen möchte. „Der Kontext fehlt.“ Jörg Gerbatsch, Leiter Recht/Versicherungen bei TEAG, berichtet von der internen Regel, KI-Arbeitsergebnisse „sowohl verifizieren als auch kennzeichnen“ zu müssen.

Was das bedeutet: „Der Kontext fehlt“ wird oft als Schwäche des Modells gelesen. Für eine Organisation ist es vor allem eine Aufgabe. Risikoappetit, Schwellenwerte, Eskalationswege und interne Formulierungsvorgaben, die nur in einzelnen Köpfen stecken, kann man weder einem Modell noch einer neuen Kollegin mitgeben. Ein besseres Modell löst das nicht. Dasselbe gilt für Gerbatschs Regel: „Verifizieren und kennzeichnen“ ist eine Prozessvorgabe. Sie funktioniert erst, wenn feststeht, an welcher Stelle geprüft wird, von wem und wo das festgehalten ist.

Wie das in der Praxis aussieht: Die Schlichtungsstelle für den Reise- und Verkehrssektor (SRUV) hatte genau dieses Problem, nur bei über 45.000 Fällen im Jahr 2025. Jeder Fall wurde einzeln gelesen und zugeordnet, das dauerte 5 bis 7 Minuten, und die Einordnung fiel je nach Bearbeiter:in unterschiedlich aus. Gemeinsam mit Lexemo hat die SRUV ihr Fachwissen in strukturierte Entscheidungs- und Regelketten übersetzt, also den Kontext aufgeschrieben, den Giesbert vermisst. Der Bot liest Beschwerde und Unternehmensantwort, trennt Strittiges von Unstrittigem, ordnet die Fallkategorie zu und legt dazu eine Begründungskette ab, die zeigt, wie und warum er entschieden hat. Bei den bewertungsrelevanten Schritten bleiben Menschen eingebunden. Heute dauert die Vorbereitung etwa eine Minute pro Fall, jeder Fall wird nach denselben Regeln eingeordnet, und jeder Entscheidungsschritt ist dokumentiert. Die Begründungskette leistet damit im Kern, was die TEAG-Regel verlangt: Es bleibt nachvollziehbar, welcher Schritt automatisiert lief und auf welcher Grundlage.

Pain Point zuerst, und die Rechtsabteilung setzt den Rahmen

Der Nachbericht zum Legal-Tech-Frühstück von Future-Law und VUJ zeigt den Blick aus Österreich. Alle teilnehmenden Unternehmensjurist:innen nutzen bereits allgemeine Sprachmodelle. Einig war man sich bei der Reihenfolge: zuerst klären, welche Pain Points es in der Rechtsabteilung gibt, dann das passende Tool für die konkrete Aufgabe suchen, und dabei fragen, wo generative KI überhaupt gebraucht wird. Zwei weitere Punkte kamen laut Nachbericht zur Sprache. Viele Anbieter rechnen inzwischen nach Verbrauch ab, also nach Tokens, statt pro Nutzer. Und offen blieb, wie Fachabteilungen sich selbst helfen können, während die Rechtsabteilung den Rahmen vorgibt.

Was das bedeutet: Die beiden Punkte sehen aus wie zwei Themen, Budget und Governance, sind aber dieselbe Frage. Welche Schritte brauchen KI, und welche Schritte darf die Fachabteilung allein ausführen? Beides lässt sich nur am beschriebenen Prozess beantworten. Bei verbrauchsabhängiger Abrechnung kostet jeder Schritt, der über ein Sprachmodell läuft, obwohl eine feste Regel genügen würde, bei jedem einzelnen Durchlauf Geld. Und eine Fachabteilung kann sich nur dann sicher selbst helfen, wenn die Rechtsabteilung die Kriterien vorher festgelegt hat.

Wie das in der Praxis aussieht: ASD. DIGITAL SOLUTIONS, der digitale Arm der Wirtschaftskanzlei Arnecke Sibeth Dabelstein, hat gemeinsam mit der Mandantin Arcadis einen Bot zur Prüfung auf Scheinselbstständigkeit entwickelt. Früher prüften juristische Teams das manuell, über Stunden, und die Qualität hing von der Erfahrung der jeweiligen Person ab. Heute stellt der Bot strukturierte Fragen, wendet die rechtlichen Kriterien an und liefert in Sekunden eine systematische Bewertung, bei rund 50 Prozent weniger Zeitaufwand. Die Jurist:innen legen die Kriterien und die Entscheidungslogik einmal fest, die Anwendung läuft beim Mandanten. Das ist die Konstellation, die in Wien offen blieb. Geschäftsführer Thomas Fischer bringt den Ansatz auf den Punkt: „Für uns ist Automatisierung Produktstrategie, kein isoliertes Tool-Experiment.“ ASDs eigener Rat für den Einstieg deckt sich mit dem Wiener Befund: mit konkreten, wiederkehrenden Prozessen beginnen, die klare Regeln und Bewertungskriterien haben.

Ein Denkmodell für jeden Schritt: die vier Automatisierungsstufen

Das Kanzlei-IT-Portal unterscheidet im Beitrag „KI in der Kanzleisoftware“ (aktualisiert am 4. Oktober 2026) vier Stufen: Vorbereiten, Vorschlagen, Nach Freigabe ausführen und Regelbasiert automatisch. Die Stufe soll je nach Art der Aufgabe gewählt werden. Das Portal verweist auf die Hinweise der BRAK, nach denen die Sorgfaltsanforderungen mit dem Grad der Automatisierung steigen. Die vier Stufen selbst sind das Modell des Portals und keine Vorgabe der BRAK.

Legt man das Modell auf die drei Praxisbeispiele, zeigt sich, dass in einem Prozess meist mehrere Stufen nebeneinander stehen (die Zuordnung ist unsere Lesart). Die Handelsregisterabfrage bei KUCERA ist eine klar geregelte Aufgabe und läuft regelbasiert automatisch. Bei der SRUV bereitet der Bot vor und schlägt eine Kategorie vor, die Schlichter:innen entscheiden. Der Scheinselbstständigkeits-Bot von ASD wendet feste Kriterien an und liefert eine Bewertung, die juristische Letztverantwortung bleibt beim Menschen. Die Stufe wird also nicht für ein Tool oder eine Organisation gewählt, sondern für jeden einzelnen Schritt.

Was Debatte und Praxis gemeinsam zeigen

Für e! by Lexemo heißt das: Die Plattform ist für genau diese Vorarbeit gebaut. Juristinnen und Juristen zeichnen ihren Prozess ohne Code als Entscheidungsbaum auf dem Canvas und legen an jedem Node fest, ob feste Logik, KI oder ein Mensch übernimmt. Logik-Schritte laufen nach Regeln, KI kommt nur dort zum Einsatz, wo sie gebraucht wird, und jeder Entscheidungsschritt wird dokumentiert. Dass die Fachleute selbst bauen, zeigt sich in allen drei Projekten: Die SRUV hat nach anfänglicher Unterstützung durch Lexemo inzwischen über 400 Automatisierungen selbst entwickelt, bei KUCERA findet ein dreiköpfiges Legal-Tech-Team unter Leitung eines Legal Engineers laufend neue Kandidaten und setzt sie ohne externe Entwickler um, und ASD überführt Rechts- und Entscheidungslogik ohne eigene Programmierung in Anwendungen für Mandanten.

Selbstcheck: Welcher Prozess eignet sich zum Automatisieren?

Mit diesem Selbstcheck finden Sie heraus, welcher Prozess sich als erster für die Automatisierung eignet und was noch fehlt, bevor er automatisiert werden kann. Gehen Sie die fünf Fragen am besten gemeinsam mit den Kolleg:innen in Rechtsabteilung oder Kanzlei durch, die den Prozess heute bearbeiten, und zwar bevor die erste Produktdemo im Kalender steht.

1. Welcher Pain Point, wie oft, mit welchem Aufwand?

Fangen Sie mit einer Aufgabe an, die regelmäßig wiederkommt und spürbar Zeit kostet, etwa Standardverträge, wiederkehrende Anfragen aus den Fachbereichen, Erstprüfungen oder Mandatsaufnahmen. Halten Sie fest, wie oft sie anfällt, wer sie heute bearbeitet und wo es regelmäßig hakt. Scholz’ Hinweis hilft bei der Auswahl: Suchen Sie die Schritte, die unverhältnismäßig viel Zeit kosten, und die Stellen, an denen Zeitdruck die Qualität gefährdet. Die Fallzahl brauchen Sie später auch, um verbrauchsabhängige Kosten ehrlich zu schätzen.

2. Wie sieht der Prozess heute aus, und ist er aufgeschrieben?

Beschreiben Sie den Prozess so, dass eine neue Kollegin ihn ohne Rückfragen nachvollziehen kann. Wer startet ihn, welche Angaben und Dokumente braucht es, welche Entscheidungen fallen unterwegs, und was passiert, wenn etwas fehlt? Haftnotizen an der Wand reichen am Anfang. Oft zeigt sich dabei, dass zwei erfahrene Personen denselben Prozess unterschiedlich bearbeiten. Bei der SRUV war genau diese Uneinheitlichkeit einer der Gründe, die Entscheidungslogik aufzuschreiben. Klären Sie solche Unterschiede, bevor Sie etwas automatisieren.

3. Für jeden Schritt: Logik, KI oder Mensch?

Gehen Sie den Prozess Schritt für Schritt durch. Fristen, Schwellenwerte, Pflichtangaben und klare Wenn-dann-Entscheidungen lassen sich meist mit fester Logik abbilden, ganz ohne KI. KI hilft dort, wo unstrukturierte Sprache verstanden oder ein erster Entwurf formuliert werden muss. Ein Mensch entscheidet, wo es um Abwägung, Ausnahmen und Verantwortung geht. Die vier Stufen des Kanzlei-IT-Portals helfen, für jeden Schritt bewusst festzulegen, ob das System vorbereitet, vorschlägt, nach Freigabe ausführt oder regelbasiert automatisch arbeitet. Meist braucht es KI an weniger Stellen als erwartet.

4. Wo steht der Kontext?

Hier setzt Giesberts Satz an. Schreiben Sie auf, was eine erfahrene Kollegin weiß und ein Modell nicht: wie risikofreudig die Organisation ist, ab welchem Betrag oder welcher Laufzeit eskaliert wird, welche Klauseln nie akzeptiert werden, wie passendes Wording aussieht und wer bei welcher Frage entscheidet. Solange dieser Kontext nur in einzelnen Köpfen steckt, hängt die Qualität davon ab, wer gerade im Büro sitzt. Als Regel im Prozess hinterlegt, gilt er für alle, auch wenn die Expertin selbst nicht dabei ist.

5. Wer setzt den Rahmen, wer nutzt den Prozess, und was wird dokumentiert?

Klären Sie, wer den Prozess verantwortet, wer ihn ändern darf und wer ihn nutzt. In Unternehmen ist das oft die Konstellation aus Wien: Die Rechtsabteilung gibt den Rahmen vor, die Fachabteilung nutzt ihn. Machen Sie die freigegebenen Prozesse auffindbar; KUCERA etwa führt eine zentrale SharePoint-Übersicht aller veröffentlichten Bots. Und legen Sie fest, was festgehalten wird: KI-Ergebnisse, die nach der TEAG-Regel verifiziert und gekennzeichnet werden, und Freigaben, für die das Kanzlei-IT-Portal ein Protokoll mit „Schritt, Zeitpunkt und freigebende Person“ empfiehlt.

Wer diese fünf Schritte durchgegangen ist, führt ein ganz anderes Gespräch mit Anbietern. Statt zu fragen, was ein Tool alles kann, prüft man, ob es den eigenen Prozess so abbilden kann, wie man ihn beschlossen hat. Die Prozessbeschreibung bleibt dabei Ihr Wissen, unabhängig davon, welches Werkzeug Sie am Ende wählen.

Womit anfangen

Die gängigen Sprachmodelle sind für viele juristische Aufgaben inzwischen gut genug. Der Engpass liegt in der Vorarbeit, die nur Juristinnen und Juristen leisten können: das Problem genau benennen, den Prozess offenlegen, für jeden Schritt entscheiden und den Kontext festhalten, der eine Organisation von der anderen unterscheidet. Für den Einstieg reicht ein einziger Prozess, der jede Woche anfällt. Ein Nachmittag, eine Wand und die Kolleg:innen, die diesen Prozess heute bearbeiten, genügen für die ersten beiden Schritte.

Als Vorlage dafür eignet sich unser Legal Use Case Canvas. Die kostenlose Vorlage führt auf einer Seite in acht Feldern vom Problem über Nutzer:innen, Datenquellen und den Prozessschritt, an dem die Automatisierung ansetzt, bis zu Risiken, Governance und Erfolgskriterium. Vier ausgefüllte Beispiele aus Rechtsabteilungen und Kanzleien im DACH-Raum sind dabei, unter anderem zu KYC/GwG-Prüfung und NDA-Erstellung.

Häufig gestellte Fragen

Was bedeutet „Erst der Prozess, dann das Tool“ für Rechtsabteilungen und Kanzleien?

Vor der Auswahl einer KI- oder Automatisierungssoftware wird der betroffene Arbeitsprozess beschrieben: welches Problem gelöst werden soll, wie oft es auftritt, welche Schritte es gibt, wer entscheidet und welches Ergebnis am Ende stehen muss. Rechtsanwältin Hildegard Scholz hat das im Anwaltspraxis Magazin am 9. Oktober 2026 so formuliert: „Beginnen Sie nicht mit dem System, sondern mit dem Prozess.“ Österreichische Unternehmensjurist:innen empfahlen beim VUJ-Legal-Tech-Frühstück dieselbe Reihenfolge. So lässt sich bei der Toolauswahl prüfen, ob ein Produkt den eigenen Prozess abbildet, statt die Arbeit nachträglich an das Produkt anzupassen.

Braucht jeder Schritt in einem juristischen Prozess KI?

Nein. Fristberechnungen, Schwellenwerte, Pflichtangaben, Zuständigkeiten und klare Wenn-dann-Entscheidungen lassen sich mit fester Logik abbilden, die verlässlicher und leichter nachzuvollziehen ist als ein Sprachmodell. KI eignet sich für Schritte, in denen unstrukturierte Sprache verstanden oder ein Entwurf formuliert werden muss. Abwägung und Letztverantwortung bleiben beim Menschen. Weil viele Anbieter inzwischen nach Verbrauch abrechnen, hat diese Entscheidung auch Folgen für das Budget.

Was meinen Rechtsabteilungen mit „Der Kontext fehlt“, und was hilft dagegen?

Der Satz stammt von Oliver Giesbert (Mainova) aus dem Thüga-Erfahrungsbericht vom 13. Oktober 2026. Gemeint ist, dass ein Modell nicht weiß, wie das eigene Unternehmen tickt: Risikoappetit, Eskalationsschwellen, nicht verhandelbare Klauseln, Unternehmenssprache, Zuständigkeiten. Abhilfe schafft kein besseres Modell, sondern ein aufgeschriebener Kontext, der im Prozess als Regel hinterlegt ist. Die SRUV hat ihr Fachwissen so in Entscheidungs- und Regelketten übersetzt, dass über 45.000 Fälle im Jahr nach denselben Maßstäben eingeordnet werden.

Sind die vier Automatisierungsstufen eine Vorgabe der BRAK?

Nein. Die Stufen Vorbereiten, Vorschlagen, Nach Freigabe ausführen und Regelbasiert automatisch stammen aus dem Beitrag „KI in der Kanzleisoftware“ des Kanzlei-IT-Portals (aktualisiert am 4. Oktober 2026). Das Portal verweist auf Hinweise der BRAK, nach denen die Sorgfaltsanforderungen mit dem Grad der Automatisierung steigen. Das Stufenmodell selbst ist eine Denkhilfe des Portals, mit der sich für jeden Prozessschritt festlegen lässt, wie viel Automatisierung angemessen ist.

Wie können Fachabteilungen juristische Prozesse selbst nutzen, ohne dass die Rechtsabteilung die Kontrolle verliert?

Indem die Rollen getrennt werden. Die Rechtsabteilung beschreibt und verantwortet den Prozess, legt Regeln, Schwellenwerte und Eskalationswege fest und bestimmt, wer ihn nutzen darf. Die Fachabteilung wendet ihn im Alltag an. Fälle über einer definierten Schwelle gehen zurück an die Rechtsabteilung, und jede Nutzung wird dokumentiert. Ein Beispiel ist der Scheinselbstständigkeits-Bot von ASD. DIGITAL SOLUTIONS: Die Jurist:innen haben die Kriterien festgelegt, der Bot führt die Nutzer:innen beim Mandanten durch die Prüfung.

Wie sollten KI-Ergebnisse dokumentiert werden?

Die Praxisberichte vom Oktober 2026 nennen zwei Bausteine. Bei TEAG gilt die Regel, KI-Arbeitsergebnisse „sowohl verifizieren als auch kennzeichnen“ zu müssen. Das Kanzlei-IT-Portal empfiehlt für Freigaben ein Protokoll mit „Schritt, Zeitpunkt und freigebende Person“. Zusammen ergibt das eine nachvollziehbare Spur: welcher Schritt KI-gestützt war, wer geprüft und wer wann freigegeben hat. Das ist gute Praxis, ersetzt aber keine berufsrechtliche Prüfung im Einzelfall.