KI-Readiness in der Rechtsabteilung: Vom Pilotprojekt zum produktiven Einsatz

Die meisten Rechtsabteilungen haben KI bereits ausprobiert. Laut dem General Counsel Report von FTI Consulting und Relativity setzen inzwischen 87 Prozent der General Counsel generative KI in ihren Teams ein. Im Vergleich dazu waren es im Vorjahr nur 44 Prozent. Häufig ist es nicht die Bereitschaft zum Ausprobieren, die fehlt. Selten gibt es bereits einen Plan für das, was nach dem Pilotprojekt kommt.

Der 2026 Legal Industry Report von 8am zeigt, dass mittlerweile fast sieben von zehn Rechtsexpertinnen und -experten generative KI für ihre Arbeit nutzen, während mehr als die Hälfte der Organisationen keinerlei formale Schulung anbietet. Genau in dieser Lücke zwischen individueller Nutzung und organisatorischer Reife bleiben die meisten KI-Initiativen in Rechtsabteilungen stecken: Jemand im Team nutzt ChatGPT für Recherche, einige Verträge sind durch ein Testtool gelaufen, und niemand kann mit Sicherheit sagen, welche Daten wohin geflossen sind.

Dieser Beitrag ist eine praktische Anleitung zum Readiness-Check, also kein Tool-Vergleich. Die Frage, um die es hier geht: Ist Ihr Team bereit, KI nicht nur in einzelnen Chat-Sessions, sondern auch auf Prozessebene in Automatisierungen zu nutzen? Wer einen konkreten Vergleich einzelner Plattformen sucht, findet ihn in unserem Vergleich von Legal-Automation-Tools.

Was ein KI-Readiness-Check für die Rechtsabteilung abdecken sollte

„Readiness” bleibt abstrakt, solange es keine Übersetzung in konkrete Maßnahmen gibt: etwas, an dem sich eine Legal-Operations-Verantwortliche oder ein Legal-Operations-Verantwortlicher tatsächlich orientieren kann. Vier Schritte zum Start:

Eine ehrliche Bestandsaufnahme der aktuellen Lage. Bevor Sie ein einziges neues Tool bewerten, finden Sie heraus, was Ihr Team bereits (vielleicht sogar informell) nutzt. Sie werden fast immer Tools finden, die nur in einem Team genutzt werden, von dem andere nichts wissen, und Datenflüsse, die niemand abgesegnet hat. Diese Bestandsaufnahme ist wichtig für alles, was folgt.

Eine klare Governance-Richtlinie. Sie muss nicht ausschweifend sein. Sie muss festhalten, welche Tools freigegeben sind, welche Daten jeweils verwendet werden dürfen und welche nicht, wer Ergebnisse prüft, bevor sie einen Mandanten oder eine Fachabteilung erreichen, und was im Fall eines Fehlers passiert. Die Richtlinie muss nicht von Anfang an perfekt sein, aber lieber kontinuierlich weiterentwickeln als keine Governance zu haben. Hier steht Klarheit im Fokus.

Zwei Workflows, nicht zwanzig. Der häufigste Fehler ist, alles auf einmal automatisieren zu wollen. Wählen Sie zwei Prozesse mit hohem Volumen und klaren Regeln. Vertragsprüfung und NDA-Erstellung sind die üblichen Einstiegspunkte, weil die Regeln und Schemata für den Großteil der Fälle eindeutig sind und sich der aktuelle manuelle Aufwand leicht messen lässt. Unser Legal Use Case Canvas ist eine kostenlose einseitige Vorlage, mit der Sie die Auswahl Ihrer Anwendungsfälle strukturiert treffen.

Maßstab für Erfolgsmessung. Messen Sie einen Ausgangswert, bevor Sie anfangen zu automatisieren. Wenn Sie nicht sagen können, wie lange eine Vertragsprüfung heute dauert oder wie viele NDAs Ihr Team pro Monat mit wie viel Zeitaufwand erstellt, haben Sie keine Vergleichsgrundlage für die automatisierte Version. Nehmen Sie sich die Zeit dafür.

Warum ein Workshop Sinn macht

Häufig können Management und Mitarbeitende den Begriff „Workshop” schon nicht mehr hören. Zu häufig wurden diese Stunden für Frontbeschallung missbraucht. Geht es um die KI-Readiness Ihrer Rechtsabteilung, bringt ein sinnvoll gestalteter Workshop viel Mehrwert, unabhängig davon, ob von extern geführt oder mit internen Expertinnen und Experten organisiert. In wenigen Stunden bringen Sie alle relevanten Personen an einen Tisch. Planen Sie beispielsweise auch ein, andere Abteilungen zumindest zeitweise einzuladen. Das Ziel: an den vier oben genannten Aspekten zu arbeiten:

• Tools abzubilden, die bereits im Einsatz sind
• zwei bis drei erste Prozesse zur Automatisierung zu identifizieren
• Ausgangswerte festzuhalten, an denen Sie später den Erfolg der Automatisierungen messen
• alle Betroffenen zu involvieren und ihnen die Angst vor KI und Jobverlust zu nehmen

Wie Sie KI-Tools für die Rechtsabteilung auswählen

Sobald die größten Herausforderungen im Team und die ersten Automatisierungspotenziale identifiziert sind, wird auch die Toolauswahl einfacher. Die Antworten auf folgende Fragen sind ausschlaggebend:

Ist der Mechanismus im Hintergrund sichtbar? Wenn ein Tool einen Vertrag als risikoarm einstuft, sehen Sie dann genau, welche Kriterien zu dieser Einstufung geführt haben? Wenn es eine Klausel zur Prüfung markiert, lässt sich die Begründung nachvollziehen? Ein Tool, das nur sagt, seine Ergebnisse seien „in der Regel zuverlässig”, lässt sich weder einer Aufsichtsbehörde noch einem Mandanten erklären.

Wird es innerhalb der EU oder des EWR gehostet? Das ist eine DSGVO-Grundanforderung für den Umgang mit Mandanten- und Unternehmensdaten. Prüfen Sie, wo der Anbieter die Daten tatsächlich hostet, statt sich auf eine allgemeine Datenschutzerklärung zu verlassen. Achten Sie auch auf ISO-Zertifizierungen, wie ISO 27001.

Kann Ihr eigenes Team das Tool individualisieren und anpassen? Wenn jede Prozess- oder Regulatorik-Änderung ein Entwickler-Ticket beim Anbieter braucht, verstaubt die Software schnell. No-Code-Plattformen, mit denen Juristinnen und Juristen Automatisierungen selbst bauen und verfeinern, machen diese Abhängigkeit überflüssig. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt unser Beitrag zur Automatisierung des Legal Intakes.

Dieselbe Logik gilt für die Wahl eines KI-Assistenten gegenüber einem allgemeinen Chatbot: Arbeitet er innerhalb definierter Grenzen, oder ist er ein frei agierender Agent, der zufällig überzeugend klingt? Für eine regulierte Funktion zählt die Grenze mehr als die Eloquenz. Unser Vergleich von e! by Lexemo mit Microsoft Copilot geht genau auf den Unterschied eines Legal Automation Tools für Teams ein, die bereits mit Microsoft 365 arbeiten.

Erste Automatisierungsschritte: Vertragsprüfung oder Legal Intake bieten sich als Start an

NDA-Erstellung und Vertragsprüfung sind aus gutem Grund die üblichen Einstiegspunkte für KI-Einsatz und Automatisierung in Rechtsabteilungen: Sie sind repetitiv, die Prüfschemata sind klar, und das Volumen reicht meist aus, um innerhalb weniger Wochen Ergebnisse zu zeigen. Compliance-Prüfungen und einfache Risikobewertungen folgen demselben Muster und lassen sich als geführte Workflows bauen, die andere Abteilungen wie Vertrieb und HR direkt nutzen, während die Rechtsabteilung die Kontrolle über jede Vorlage und jede Freigabe oder Genehmigung behält. Wenn schon die Aufnahme und Verteilung der Anfragen selbst der Engpass ist, bevor überhaupt ein Vertrag geprüft wird, lohnt es sich, das zuerst zu lösen.

Governance, die Sie nachweisen können

Die Regulierung rund um den Einsatz von KI im rechtlichen Kontext wird in der EU zunehmend strenger, und Governance lässt sich nicht kurz vor einer Prüfung nachrüsten. Wie die Risikostufen der EU-KI-Verordnung im Detail funktionieren, behandeln wir separat im Beitrag Vertrauenswürdige KI: der risikobasierte Ansatz der EU-KI-Verordnung. Für die KI-Readiness zählt vor allem der praktische Punkt: Es ist einfacher, Governance von Anfang an mitzudenken. Im KI-Tool-Kontext bedeutet das rollenbasierte Zugriffssteuerung, ein vollständiger Audit-Trail für jede KI-Entscheidung und klare Grenzen dafür, auf welche Daten ein KI-Agent überhaupt zugreifen darf.

Für Rechtsabteilungen in der EU ist das keine unverbindliche Empfehlung, sondern geltendes Recht. Seit dem 2. Februar 2025 verpflichtet Artikel 4 der EU-KI-Verordnung sowohl Anbieter als auch Betreiber dazu, ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz bei ihren Mitarbeitenden sicherzustellen, wobei Schulungs- und Sensibilisierungsmaßnahmen dokumentiert werden sollten. Seit dem 2. August 2026 verpflichtet Artikel 26 Betreiber von Hochrisiko-KI-Systemen zusätzlich dazu, automatisch erzeugte Nutzungsprotokolle mindestens sechs Monate aufzubewahren, technische Dokumentation und Risikobewertungen zu führen und menschliche Aufsicht gegenüber Behörden nachweisen zu können (den vollständigen Zeitplan finden Sie im Überblick der Europäischen Kommission).

Ein minimales, aber belastbares Setup umfasst drei Elemente: ein Verzeichnis der eingesetzten KI-Systeme, rollenbasierte Nutzungsrichtlinien und ein Schulungsregister, das für jede KI-Kompetenzschulung Teilnehmende, Inhalt, Datum und Ergebnis festhält.

Ein Team, das diesen Schritt bereits gegangen ist

SRUV, eine europäische Schlichtungsstelle für Fahrgastrechte im Reise- und Verkehrsbereich, hat den Wechsel von manueller Fallbearbeitung zu einem kontrollierten KI-Workflow mit e! by Lexemo vollzogen. Das Team hat bestehendes Schlichtungswissen in visuelle Entscheidungsbäume übersetzt, über Schnittstellen an bestehende Systeme angebunden und mit der Möglichkeit gebaut, das KI-Modell zu wechseln, statt an einen einzigen Anbieter gebunden zu sein. Das Ergebnis: Die Fallbearbeitungszeit sank von 5 bis 7 Minuten auf unter 1 Minute pro Fall, bei 45.000 Fällen im Jahr, mit lückenloser Prüfbarkeit jedes Entscheidungsschritts. Nicht-technische Mitarbeitende nutzten AutoMate, einen dialogbasierten Workflow-Builder, um die Logik selbst zu entwerfen und zu verfeinern, ganz ohne Programmierung, und haben seither über 400 Legal Bots eigenständig gebaut. Das ist der Unterschied zwischen individueller Effizienz und organisatorischer Readiness: Eine einzelne Anwältin oder ein einzelner Anwalt, der ChatGPT nutzt, wird bei einer Aufgabe schneller, während ein kontrollierter Workflow wie dieser für alle Beteiligten gleich abläuft.

Womit Sie für die KI-Readiness Ihrer Rechtsabteilung diese Woche starten können

Sollte gerade im Gespräch sein, ein neues Tool einzuführen, machen Sie einen Schritt zurück und werfen den Blick aufs große Ganze: Ist der Grundstein für KI-Readiness in Ihrer Rechtsabteilung gesetzt? Gibt es eine aktuelle Liste der von wem genutzten Tools? Wo liegen aktuell die größten Pain Points im Team, wo werden unnötig Kapazitäten gebunden? Haben Sie bereits eine klare KI-Nutzungsrichtlinie? Auch eine unvollständige ist besser als keine. Haben Sie klare Entscheidungskriterien für den Einkauf weiterer Tools dokumentiert? Beispielsweise: Hosting innerhalb der EU, Audit-Trails, menschliche Aufsicht, Integrationsmöglichkeiten mit bestehender Tool-Landschaft und sichtbare Entscheidungslogik. Die Rechtsabteilung, die ihre KI-Readiness definiert hat, bewegt sich schneller und strategischer mit nachhaltigem Erfolg.

Häufig gestellte Fragen

Was gehört zu einem echten KI-Readiness-Check für die Rechtsabteilung?

Ein KI-Readiness-Check für die Rechtsabteilung umfasst vier Schritte: eine ehrliche Bestandsaufnahme aller bereits informell genutzten KI-Tools, eine klare Governance-Richtlinie zu Datenumgang und menschlicher Prüfung, zwei bis drei ausgewählte Workflows für den ersten strukturierten Automatisierungsschritt sowie eine Messung des Status quo, bevor automatisiert wird. Es geht um organisatorische Reife, nicht um die Auswahl eines Tools.

Warum ist ein Workshop für die KI-Readiness der Rechtsabteilung sinnvoll?

Ein sinnvoll gestalteter Workshop bringt in wenigen Stunden alle relevanten Personen an einen Tisch. Er bildet ab, welche KI-Tools bereits im Einsatz sind, identifiziert zwei bis drei Workflows mit dem klarsten Automatisierungspotenzial und hält Ausgangswerte fest, an denen sich später der Erfolg messen lässt. Ebenso wichtig: alle Betroffenen einzubinden und ihnen die Angst vor KI und Jobverlust zu nehmen.

Welche KI-Tools sollte eine Rechtsabteilung tatsächlich einsetzen?

Eine Rechtsabteilung sollte KI-Tools bevorzugen, deren Mechanismus im Hintergrund sichtbar und nachvollziehbar ist, die innerhalb der EU oder des EWR gehostet werden und über anerkannte Zertifizierungen wie ISO 27001 verfügen, und die eine rollenbasierte Zugriffssteuerung mit vollständigem Audit-Trail bieten. Tools, die nur eine allgemeine Chat-Oberfläche bereitstellen, lassen sich deutlich schwerer kontrollieren als Tools, die auf klar definierten, prüfbaren Workflows basieren.

Wie wählt man einen KI-Assistenten für die Rechtsabteilung aus, statt einen allgemeinen Chatbot einzusetzen?

Bei der Auswahl eines KI-Assistenten für die Rechtsabteilung zählen drei Dinge: Arbeitet er innerhalb klar definierter Workflow-Grenzen statt als frei agierender Agent, lässt sich jeder Entscheidungsschritt nachvollziehen und erklären, und kann das Team die Logik selbst anpassen, ohne auf externe Entwickler zu warten? Ein Tool ohne offengelegte Begründung ist in einer regulierten Funktion ein Risiko.

Kann eine Rechtsabteilung Vertragsarbeit mit KI automatisieren, oder braucht jeder Vertrag weiterhin eine Juristin oder einen Juristen?

Rechtsabteilungen können die repetitiven Teile der Vertragsarbeit automatisieren: NDA-Erstellung, Standardklauselprüfung und Weiterleitung an die richtige Freigabestelle. Verträge, die außerhalb definierter Parameter liegen, etwa ungewöhnliche Klauseln oder besonders hohe Vertragswerte, sollten weiterhin an eine Juristin oder einen Juristen gehen. Die Automatisierung qualifiziert und strukturiert die Anfrage vor, sie ersetzt keine Einschätzung bei wirklich komplexen Fällen.