Smarter Eingangsrechnungsprüfer: keine lästige, manuelle Rechnungsprüfung mehr

Rechnungsupload

Der Bot startet im Willkommensbildschirm mit einer Erklärung und einem rechtlichen Hinweis: Das Ergebnis basiert auf einer automatisierten Analyse und ersetzt keine individuelle steuerrechtliche Prüfung. Die Angaben müssen vor der finalen Buchung kontrolliert werden.

Laden Sie die Rechnung als PDF oder Bild hoch. Der Upload ist direkt mit der KI-Extraktion verknüpft, die Analyse beginnt also automatisch in dem Moment, in dem das Dokument ankommt, es gibt keinen Button zum Klicken.

KI-Datenextraktion & Kontrolle

Die Datenextraktion ist der erste KI-Knoten. Seine einzige Aufgabe ist es, alle relevanten Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG aus der Rechnung herauszulesen. Der System-Prompt ist so geschrieben, dass er ein striktes, strukturiertes Ergebnis erzwingt, damit sich die nachfolgenden Schritte auf die Form der Daten verlassen können. Währenddessen sehen Sie nur eine kurze Statusmeldung, dass die Rechnungsdaten extrahiert werden.

Dahinter sitzt ein Variablen-Mapper. Das ist reine Verkabelung: Er nimmt das strukturierte Ergebnis und weist jeden Wert einer eigenen Variable zu, damit Absendername, Datum und Beträge einzeln weiterverwendet werden können.

Der nächste Bildschirm ist die Datenkontrolle: ein zweispaltiges Formular, das bereits mit den extrahierten Daten vorausgefüllt ist, Rechnungssteller, Rechnungsnummer und mehr. Jedes Feld ist editierbar. Da die KI eine gescannte Rechnung falsch auslesen könnte, braucht es diesen menschlichen Kontrollschritt: Sie gleichen hier jedes Feld ab und korrigieren es bei Bedarf, bevor die Compliance-Prüfung losgeht.

KI-Compliance-Prüfung (§ 14 UStG)

Sobald Sie die Daten bestätigen, geht es mit dem Prüfergebnis und der Freigabe weiter, wo der zweite und wichtigere KI-Knoten läuft: der Compliance-Prüfer. Er ist als Senior Tax und Compliance Auditor konfiguriert. Er schaut sich nicht nur die eingegebenen Felder an, sondern gleicht die bestätigten Daten noch einmal mit dem ursprünglich hochgeladenen Dokument ab. Anschließend führt er zehn einzelne Prüfungen durch, die Pflichtangaben für eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG:

• Vollständigkeit von Name und Anschrift von Lieferant und Kunde
• Eine gültige Steuernummer oder USt-IdNr
• Rechnungsdatum und eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
• Eine klare Beschreibung von Menge und Art der Leistung
• Der Leistungs- oder Lieferzeitpunkt
• Die Aufschlüsselung nach Netto, Steuersatz, Steuerbetrag und Brutto
• Die arithmetische Richtigkeit, Netto plus Steuer ergibt Brutto
• Das Fehlen von Platzhalter- oder Testdaten
• Valide Zahlungsinformationen in Form der IBAN

All dieses Verhalten steckt in einem einzigen editierbaren System-Prompt. Wenn Ihre Organisation andere Schwellenwerte braucht, eine andere Euro-Toleranz für Rechenfehler oder einen zusätzlichen Prüfpunkt, ist das die einzige Stelle, an der Sie das anpassen. Der Prompt lautet:

Du bist ein Senior Tax & Compliance Auditor. Deine Aufgabe ist die forensische Prüfung der hochgeladenen Eingangsrechnung auf Basis der gesetzlichen Vorgaben nach § 14 UStG sowie kaufmännischer Compliance-Richtlinien.

Vergleiche die vom Benutzer eingegebenen/verifizierten Daten mit den tatsächlichen Inhalten des Originalbelegs und prüfe die Einhaltung aller Pflichtangaben:

• Name und Anschrift: Vollständigkeit von Name und Anschrift des Lieferanten und des Kunden.
• Steuernummer / USt-IdNr: Eine gültige Steuernummer oder USt-IdNr des Ausstellers.
• Rechnungsdatum: Das Ausstellungsdatum.
• Rechnungsnummer: Eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer.
• Beschreibung von Ware/Leistung: Eine klare Beschreibung von Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder des Umfangs der Dienstleistung.
• Leistungszeitpunkt: Der Leistungs- oder Lieferzeitpunkt.
• Aufschlüsselung des Betrags: Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag.
• Arithmetische Richtigkeit: Nettobetrag plus Steuerbetrag ergibt Bruttobetrag.
• Integritätsprüfung: Keine Platzhalter, Testdaten wie „Lorem Ipsum” oder verdächtige Muster.
• Zahlungsinformationen: Eine valide IBAN und BIC des Lieferanten.

Gib nur den HTML-Code aus, ohne Markdown-Formatierung. Analysiere das Dokument und erstelle den Bericht anhand der vom Benutzer verifizierten Daten. Vergib eine Gesamteinschätzung von Grün, Gelb oder Rot, und begründe jeden Prüfpunkt in der Tabelle detailliert, mindestens 2 bis 3 Sätze.

Risiko-Logik und Farben:

• Niedrig (Grün): Alle Voraussetzungen nach § 14 UStG sind erfüllt, die Rechnung ist rechnerisch korrekt.
• Mittel (Orange): Kleinere Mängel wie Rundungsdifferenzen, eine fehlende IBAN oder weiche Warnsignale.
• Hoch (Rot): Kritische Fehler wie eine fehlende USt-IdNr, eine fehlende Pflichtangabe, ein Rechenfehler über einem Euro oder Platzhaltertext.

Formatiere die Antwort als gestalteten HTML-Bericht (z. B. <div>, <table>, <span>, <strong>) ohne Markdown wie ```html, mit einem farbigen Status-Badge, einer Kopfzeile mit dem geprüften Unternehmen und der Rechnungsnummer, einer Tabelle mit einer Zeile pro Prüffeld und einem abschließenden Urteil.

Auf dieser Basis vergibt der Bot eine von drei Risikostufen. Grün bedeutet, alle gesetzlichen Anforderungen sind erfüllt und die Zahlen stimmen. Orange bedeutet ein kleineres Problem, etwa eine Rundungsdifferenz oder eine fehlende IBAN, etwas, das man sich ansehen sollte, aber kein Ausschlusskriterium ist. Rot bedeutet ein kritischer Fehler: eine fehlende USt-IdNr, eine fehlende Pflichtangabe, ein Rechenfehler über einem Euro oder ein Platzhaltertext.

Genau hier können Sie ansetzen, wenn Ihre Organisation andere Schwellenwerte braucht. Die Euro-Toleranz für Rechenfehler oder welche Felder wirklich nicht verhandelbar sind, steht alles im System-Prompt dieses Knotens, und dort können Sie auch eigene branchenspezifische Prüfpunkte ergänzen.

Prüfbericht & PDF-Export

Das Ergebnis kommt als formatierter Bericht zurück, mit farbigem Status-Badge, einer Aufschlüsselung der Daten und einer abschließenden Bewertung. Darunter sorgt ein Quellenverweis für Nachvollziehbarkeit zum Originaldokument. Nachdem Sie den Bericht geprüft haben, schließen Sie den Vorgang über einen Bestätigungs-Button ab, und der gesamte Prüfbericht wird als herunterladbares PDF zusammengestellt, das Sie den Buchhaltungs- und Mandantenunterlagen beilegen können.

Nutzeransicht

Auf der Nutzerseite läuft ein komprimierter Durchlauf des gleichen Prozesses. Sie öffnen den Bot und landen auf dem Willkommensbildschirm.

Sie scrollen weiter zum Upload. Sie laden eine Rechnung hoch, in diesem Fall ein PDF. Sobald die Datei hochgeladen ist, erscheint eine kurze Statusmeldung, „Rechnungsdaten werden extrahiert”, und wenige Sekunden später öffnet sich die nächste Sektion von selbst.

Jetzt sehen Sie den Kontrollbildschirm: ein zweispaltiges Formular, das schon mit Absendername, Rechnungsnummer, Rechnungsgrund, Datum, Netto-, USt- und Bruttobetrag, USt-IdNr, IBAN und Währung vorausgefüllt ist. Sie gleichen die Angaben ab und korrigieren, falls nötig.

Sobald Sie fortfahren, startet die Compliance-Prüfung automatisch, wieder nur mit einer kurzen Statusmeldung, „Validierung wird durchgeführt”. Wenn sie fertig ist, erscheint direkt auf dem Bildschirm ein vollständiger Prüfbericht: oben ein grüner Status, wenn alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind, darunter eine Aufschlüsselung jeder Prüfung, Pflichtangabe, Integrität, Arithmetik und Zahlungsinformationen. Am Ende steht eine klare Empfehlung, dass die Rechnung buchungsbereit ist.

Sie prüfen das Ergebnis, klicken auf den Button zum Abschließen der Prüfung und sehen eine kurze Dankesmeldung. Im Hintergrund hat der Bot bereits eine herunterladbare PDF-Version als Prüfbericht erstellt, bereit zur Ablage zusammen mit der Originalrechnung. Vom Upload bis zur dokumentierten, abgeschlossenen Compliance-Prüfung, in deutlich unter zwei Minuten.