Klausel-Manager: Wiederverwendbare Rechtsklauseln verwalten

Funktion des Clause Managers

(Das Video beginnt mit der Erläuterung der gängigen Anwendungsfälle der Clause Manager-Funktion in verschiedenen Geschäftsbereichen, und das Tutorial startet bei 01:04)

Willkommen zurück zu einem weiteren Tutorial!

In diesem Tutorial schauen wir uns die Funktion des Clause Managers an, ein vielseitiges Tool, das Effizienz, Compliance und Dokumentenmanagement in verschiedenen Branchen verbessert. Der Clause Manager ist besonders vorteilhaft für Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen, da er die Erstellung und Standardisierung von Vertragsklauseln optimiert und so Konsistenz und rechtliche Compliance gewährleistet.

Personalabteilungen können den Clause Manager nutzen, um Richtlinien und Arbeitsverträge effektiv zu verwalten und eine genaue Dokumentation zu führen, die für die Mitarbeiterbeziehungen unerlässlich ist. Darüber hinaus profitieren Vertriebsteams, indem sie Klauseln in Verkaufsvereinbarungen für verschiedene Kunden oder Regionen anpassen, was die Kundenzufriedenheit und die Anpassungsfähigkeit des Unternehmens verbessert.

Lass uns jetzt direkt einsteigen und eine Klausel erstellen.

Schritt 1: Eine neue Klausel erstellen

Wie immer beginnen wir damit, eine neue Klausel zu erstellen, die als Grundlage für unser Dokumentenmanagement dienen wird.

Klicke auf „Neu hinzufügen“: Beginne, indem du auf den Button „Neu hinzufügen“ klickst, um die Erstellung deiner Klausel zu starten.
Benenne deine Klausel: Gib einen aussagekräftigen Namen für deine Klausel ein. Zum Beispiel haben wir sie für unser Beispiel „Liefer- und Zahlungsbedingungen“ genannt. Dieser Name hilft dir, die Klausel später leicht zu identifizieren.
Füge eine Beschreibung hinzu: Im Beschreibungsfeld gibst du eine kurze Erklärung, wofür die Klausel verwendet wird. Dies dient als hilfreiche Referenz für jeden, der die Klausel in Zukunft überprüft.
Schreibe deine Klausel: Beginne, deine Klausel im Textbereich zu entwerfen. Stelle sicher, dass sie klar und umfassend ist und alle notwendigen Details abdeckt.

Schritt 2: Dynamische Platzhalter hinzufügen

Um die Funktionalität deiner Klausel zu verbessern, müssen wir dynamische Elemente einbauen.

Variablen identifizieren: Erkenne, dass bestimmte Elemente innerhalb deiner Klausel, wie z.B. Lieferplan und Zahlungsbedingungen, dynamisch sein sollten, um Flexibilität zu ermöglichen.

Platzhalter hinzufügen

Wenn der Platzhalter, den du benötigst, bereits in der Liste existiert, wähle ihn einfach aus und klicke auf „Platzhalter hinzufügen“.
Wenn er nicht existiert, kannst du ihn erstellen, indem du den Namen des Platzhalters eingibst und auf den Button „Platzhalter erstellen“ klickst. Der neue Platzhalter erscheint dann in der Liste unten, damit du ihn auswählen und zu deiner Klausel hinzufügen kannst.

Schritt 3: Deine Klausel taggen

Das Organisieren deiner Klauseln mit Tags macht es einfacher, sie später zu finden.

Relevante Tags hinzufügen: Sobald du mit der Bearbeitung deiner Klausel fertig bist, füge relevante Tags hinzu, die dir helfen, deine gespeicherten Klauseln effizient zu filtern und zu navigieren.

Erkunde den Bereich „Tags“ und nimm dir einen Moment Zeit, um die Vielfalt der verfügbaren Tags und Farben zu betrachten. Diese Tags dienen als hervorragende Referenzmethode, um deine Klauseln mühelos zu durchsuchen.

Neue Tags erstellen

Wenn du zum ersten Mal Tags erstellst, klicke auf „Neue Tags hinzufügen“.
Gib deinem Tag einen aussagekräftigen Namen und wähle eine Farbe, die ihn leicht identifizierbar macht.
Nachdem du mit deinem Tag zufrieden bist, klicke auf „Speichern“.

Bestehende Tags bearbeiten

Wenn du Änderungen an bestehenden Tags vornehmen musst, wähle einfach den Tag aus, den du ändern möchtest, klicke auf das Bleistiftsymbol und aktualisiere sowohl den Namen als auch die Farbe nach Bedarf.

Schritt 4: Tags suchen und verwalten

Die effiziente Verwaltung deiner Tags wird deinen Workflow optimieren.

Tags suchen: Nutze die Suchfunktion, um Tags nach Namen oder Farbe zu finden. Du kannst auch erweiterte Filter für präzisere Suchen verwenden.
Tags verwalten: Greife auf die Option „Tags verwalten“ zu, um dein Tagging-System weiter anzupassen.

Schritt 5: Deine Klausel speichern

Jetzt, da alles eingerichtet ist, ist es Zeit, deine Arbeit zu speichern.

Speichern und Beenden: Nachdem du alle notwendigen Informationen eingegeben und deine Tags ausgewählt hast, klicke auf „Speichern“, um deine Klausel zu sichern.
Benachrichtigung im Entwurfsmodus: Deine neu erstellte Klausel befindet sich im Entwurfsmodus, erkennbar an einem blauen Button, der signalisiert, dass sie noch nicht veröffentlicht ist.

Schritt 6: Deine Klausel teilen oder bearbeiten

Wenn Zusammenarbeit erforderlich ist, kannst du in diesem Schritt deine Arbeit teilen oder weiter verfeinern.

Klausel teilen: Wenn du möchtest, dass jemand anderes zu dieser Klausel beiträgt, kannst du sie in diesem Stadium mit ihm teilen.
Duplizieren oder weiter bearbeiten: Solltest du zusätzliche Änderungen vornehmen oder eine Kopie dieser Klausel für einen anderen Zweck erstellen müssen, stehen dir diese Optionen zur Verfügung.

Schritt 7: Deine Klausel veröffentlichen

Sobald du mit deiner Klausel zufrieden bist, ist es Zeit, sie unternehmensweit zugänglich zu machen.

Klausel veröffentlichen: Klicke auf den Button „Veröffentlichen“, wenn du bereit bist, und wähle „Bestätigen“. Diese Aktion macht deine Klausel im gesamten Unternehmenskonto für andere zugänglich.

Schritt 8: Bestehende Klauseln bearbeiten

Wenn nach der Veröffentlichung Aktualisierungen erforderlich sind, befolge diese Schritte:

Klausel bearbeiten: Um weitere Informationen hinzuzufügen oder Änderungen vorzunehmen, klicke auf „Bearbeiten“ und folge ähnlichen Schritten wie zuvor.
Als neue Version speichern: Sobald du mit den vorgenommenen Änderungen zufrieden bist, wähle „Als neue Version speichern“. Du wirst sehen, dass Version 2 nun im Versions-Dropdown-Menü erschienen ist.

Schritt 9: Versionen verwalten

Behalte verschiedene Iterationen deiner Klauseln ganz einfach im Blick.

Version auswählen: Du kannst jederzeit über das Dropdown-Menü frühere Versionen auswählen, falls du zu einer früheren Iteration zurückkehren musst.
Anzeige des Entwurfsmodus: Denke daran, dass jede Version, die sich noch im Entwurfsmodus befindet, durch einen grauen Button gekennzeichnet ist.

Schritt 10: Klauseln löschen

Wenn du entscheidest, dass eine Klausel nicht mehr benötigt wird, kannst du sie so entfernen:

Löschoptionen: Beim Löschen einer Klausel hast du zwei Möglichkeiten: eine bestimmte Version löschen oder die gesamte Klausel komplett entfernen.

Und das war's! Eine detaillierte Anleitung zur effektiven Nutzung des Clause Managers!