KUCERA Rechtsanwälte reduziert den Aufwand bei gleicher Qualität mit e!
KUCERA Rechtsanwälte, eine mittelständische Kanzlei mit Spezialisierung auf Immobilienwirtschaftsrecht, setzt auf Automatisierung, um die tägliche Rechtsarbeit zu transformieren. Durch KI-gestützte Bots auf Basis von Lexemos e!-Plattform hat die Kanzlei Dokumentenanalyse, Mandantenaufnahme und administrative Prozesse optimiert und so wertvolle Zeit für strategische Rechtsarbeit gewonnen und die Mandantenzufriedenheit gesteigert.
Herausforderung des Mandanten
Wie viele Kanzleien kämpft KUCERA mit wiederkehrenden Ineffizienzen bei repetitiven, aber zeitkritischen Aufgaben wie Dokumentenprüfungen, Handelsregisterabfragen und der Mandantenaufnahme für notarielle Mandate.
Jahrelang lief die Fristenüberwachung über ein manuelles Ritual: Mitarbeitende aus dem Sekretariat prüften morgens das „heilige Fristenbuch" der Kanzlei, und einmal pro Woche versammelte sich das gesamte Team, während anstehende Fristen von einer Liste vorgelesen wurden.
Wachsender Druck bei der Personalbesetzung, insbesondere im Assistenzbereich, machte dieses manuelle Vorgehen zunehmend schwerer aufrechtzuerhalten. Anwälte und Mitarbeitende verbrachten erhebliche Zeit mit manuellen Prüfungen, Dateneingabe und der Erstellung standardisierter Dokumente, Arbeit, die fehleranfällig war, die Mandantenkommunikation verzögerte und Stunden abrechenbarer Zeit für administrative Aufgaben mit geringem Mehrwert band.
Die Kanzlei brauchte eine praktische, sichere und benutzerfreundliche Möglichkeit, Routineschritte zu automatisieren, eine, die messbare Zeitersparnis liefert, ohne technisches Fachwissen vorauszusetzen.
Manuelle Fristenüberwachung
Ein Fristenbuch aus Papier, von Hand geprüft und vorgelesen
Personalengpässe
Assistenz- und Fachkräftestellen zunehmend schwer zu besetzen
Repetitive Verwaltungsarbeit
Registerabfragen und Aufnahme kosteten abrechenbare Stunden
Intelligente Legal Bots, intern entwickelt
Mit Lexemos No-Code-Automatisierungsplattform e! hat KUCERA eine Reihe von Automatisierungen für die repetitivsten rechtlichen und administrativen Arbeitsabläufe der Kanzlei entwickelt.
Dokumentenanalyse- & Zusammenfassungs-Bot
Extrahiert automatisch Kernfakten und liefert erste rechtliche Einschätzungen
Handelsregister-Abfrage-Bot
Vereinfacht Handelsregisterabfragen und verkürzt die Bearbeitungszeit deutlich
Notarielle Mandatsaufnahme-Bot
Führt Mandanten durch strukturierte Dateneingabe, vorformatiert für die Aktenanlage
Automatisierte Vertragserstellung
Erstellt standardisierte Vereinbarungen wie Mietverträge
Das Team entwickelte mehrere KI-gestützte Bots, um Rechtsprozesse zu beschleunigen und dabei Genauigkeit und Compliance zu wahren. Jeder Bot wurde als „digitaler Assistent" konzipiert, der kleinere, zeitaufwändige Schritte übernimmt und die finale Prüfung den Anwälten überlässt, was sowohl Effizienz als auch Qualitätssicherung stärkt.
Die interne Legal-Engineer-Rolle der Kanzlei hat das von Anfang an vorangetrieben: Sie erkennt, welche wiederkehrenden Workflows sich als Nächstes lohnen, und baut die Bots direkt selbst, ganz ohne externe Entwickler.
Messbare Ergebnisse
Die Wirkung von KUCERAs Automatisierungsinitiative ist klar und messbar.
- Schnellere Bearbeitung: Handelsregisterabfragen erfolgen automatisiert.
- Deutliche Zeitersparnis: Dokumentenanalyse-Bots liefern sofortige Zusammenfassungen und ersparen lange Lesezeiten.
- Schnellere Mandantenaufnahme: Die Aufnahme von Mandantendaten im Notariat wird deutlich schneller.
- Besseres Mandantenerlebnis: Mandanten profitieren von geringeren Kosten und schnelleren Antworten, was Zufriedenheit und Bindung stärkt.
- Kultureller Wandel: Anwälte schlagen zunehmend eigene Automatisierungsideen vor und erweitern so die Innovationspipeline der Kanzlei.
Mit e! haben wir unsere wiederkehrenden Handgriffe, Registerabfragen, Fristen, Standardverträge, in digitale Assistenten verwandelt, die jetzt still im Hintergrund laufen, damit wir uns wieder dem widmen können, wofür wir eigentlich Anwälte geworden sind. Als Legal Engineer heißt das für mich: Ich kann mich auf die Fälle konzentrieren, bei denen es wirklich auf juristisches Urteilsvermögen ankommt.
Matthias Fridriszik
Rechtsanwalt & Legal Engineer, KUCERA Rechtsanwälte
Ein kollaborativer, iterativer Rollout
KUCERAs Weg zur Automatisierung folgt einem strukturierten, teamgetragenen Ansatz.
Interne Überzeugungsarbeit
Automatisierungsthemen werden regelmäßig in Teammeetings und internen Kanälen vorgestellt, um Anwälte zur Identifikation möglicher Use Cases zu ermutigen.
Ideen einreichen & testen
Anwälte reichen Automatisierungsideen direkt beim internen Legal-Tech-Team ein, das die Machbarkeit prüft und Workflows kartiert.
Zugängliche Tools
Eine zentrale SharePoint-Übersicht aller veröffentlichten Bots erleichtert die Nutzung und senkt die Einstiegshürde für weniger technikaffine Kolleg:innen.
Kontinuierliche Verbesserung
Nutzerfeedback leitet Verfeinerungen bei Bedienbarkeit und Logik, sodass jeder Bot spürbaren täglichen Mehrwert bringt.
Dedizierte Legal-Engineer-Rolle
Ein dreiköpfiges Legal-Tech-Team unter Leitung eines Vollzeit-Legal-Engineers findet weiterhin neue Kandidaten für Automatisierungen und baut sie selbst, ohne externe Hilfe.
Erleben Sie es selbst
Bei einem Kaffee führen wir Sie durch unser Tool und beantworten alle Ihre Fragen. Buchen Sie eine Demo und lassen Sie uns gemeinsam die Automatisierungs- und KI-Anwendungsfälle erkunden, die den größten Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen können.